Herausforderungen bei der manuellen Interviewführung und -auswertung
Unser Kunde stand vor der Herausforderung, dass die manuelle Durchführung und Auswertung von Interviews einen erheblichen Arbeitsaufwand darstellten. Während der Interviews wurden Notizen von Hand angefertigt, was nicht nur den Interviewprozess verlangsamte, sondern auch zu Informationsverlusten und einem hohen Aufwand in der Nachbereitung führte. Die Schwierigkeit, eine durchgängige Konsistenz in den Ergebnissen zu gewährleisten, sowie die hohen Kosten, die durch intensiven Personaleinsatz in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung entstanden, stellten für das Unternehmen eine signifikante Belastung dar.
Vollautomatisierte KI-gestützte Transkriptionslösung:
Innerhalb kürzester Zeit wird nicht nur ein Transkript erstellt, sondern dieses auch durch unser KI-Modell auf Rechtschreib- und Verständlichkeitsfehler hin geprüft und angepasst. Das bereinigte Dokument wird dann ohne weiteres Zutun im entsprechenden Unternehmensordner gespeichert.
Diese wegweisende Lösung entlastet das Personal signifikant und erhöht die betriebliche Effizienz, indem sie einen ehemals arbeitsintensiven Vorgang nahtlos und umfassend automatisiert.
Umsetzung:
1. Digitalisierung des Aufnahmeprozesses:
Der erste Schritt bestand darin, den Kunden auf den digitalen Aufnahmeprozess umzustellen. Für physische Interviews kam fortan ein digitales Aufnahmegerät zum Einsatz, während für virtuelle Gespräche die Aufnahmefunktionen von Teams, Zoom oder der Telefonie genutzt wurden. Dies ermöglichte eine nahtlose und qualitativ hochwertige Erfassung der Gesprächsinhalte.
2. Einrichtung eines KI-Assistenten zur Transkriptkorrektur:
Anschließend wurde ein spezieller KI-Assistent entwickelt, der darauf trainiert ist, die Transkripte gemäß einem vordefinierten Schema zu durchlaufen, zu bereinigen und zu korrigieren. Durch die Verwendung von bereits geführten Interviews als Trainingsmaterial konnte der KI-Assistent in mehreren Durchläufen optimal auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt werden.
3. Integration des patris Autopilot-Workflows:
Mit dem patris Autopiloten wurde ein präziser Workflow implementiert, der alle Schritte – von der Bereitstellung der Audiodatei über die Transkription und die Nachbearbeitung durch den KI-Assistenten bis hin zur Konvertierung und Bereitstellung des fertigen Word-Dokuments – nahtlos miteinander verbindet. Dadurch entstand ein vollautomatisierter Prozess, der die Effizienz des Kunden erheblich steigert und die Mitarbeiter von zeitaufwendigen Aufgaben entlastet.
4. Test und Optimierung
Nach der Entwicklung des Workflows wurde die gesamte Lösung einer umfassenden Testphase unterzogen. Dabei wurden alle Funktionen auf Herz und Nieren geprüft, um sicherzustellen, dass die Transkriptionen präzise sind und der gesamte Prozess reibungslos funktioniert. Fehler wurden identifiziert und behoben, um die Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit zu optimieren.
5. Inbetriebnahme
Sobald die Lösung fehlerfrei funktionierte und alle Optimierungen abgeschlossen waren, wurde sie für den Kunden zugänglich gemacht. Der Kunde erhielt Vollzugriff auf die neue Transkriptionslösung über seinen patris Account, womit der Prozess offiziell in Betrieb genommen wurde.
6. Feedback und kontinuierliche Verbesserung
Nach der Implementierung wurde aktiv das Feedback des Kunden eingeholt, um die Lösung weiter zu verfeinern. Basierend auf den Rückmeldungen wurden iterative Verbesserungen vorgenommen, um die Transkriptionslösung noch besser an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden anzupassen.
Ergebnisse:
Durch die Implementierung des optimierten Transkriptionsprozesses konnte das Unternehmen seine internen Abläufe verbessern und vereinfachen, was zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis führte und den Mitarbeitern ermöglichte, sich auf wichtigere Tätigkeiten zu fokussieren, während das Unternehmen einen Effizienzgewinn und Skalierbarkeit erhielt. Die Zeitersparnis im kompletten Interview-Prozess konnte somit gedrittelt werden.
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