Kalender & Gmail-Zusammenfassung ungelesener E-Mails

26.07.2023

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie der Patris-Assistent Ihre ungelesenen E-Mails und Kalendereinträge aus Gmail intelligent zusammenfasst. Der Assistent, der eine DSGVO-konforme Variante von ChatGPT nutzt, erstellt eine To-Do-Liste, fasst Finanzinformationen zusammen und ignoriert unerwünschte Werbe-E-Mails. Er priorisiert dabei die E-Mails der letzten 24 Stunden. Zudem erklären wir, wie Sie Googlemail und Google Kalender mit dem Assistenten verbinden und einen automatisierten Versand der Zusammenfassung einrichten. Entdecken Sie, wie der Patris-Assistent Ihre Produktivität steigert!

1. Neuen Patris Assistenten erstellen

Erstellen Sie im Dashboard unter Modules über die Create new + Schaltfläche einen neuen Assistenten.

1.1 Bezeichnung des Assistenten

Geben Sie dem Assistenten zur Wiedererkennung eine interne Bezeichnung.

1.2 Prompt

Nun erstellen wir ein Prompt um den Assistenten in seiner Ausführung zu briefen. Je genauer das Briefing, desto besser die Ergebnisse.

Im Anhang finden Sie die E-Mails der letzten Tage. Außerdem sind alle Termine aus meinem Kalender für heute beigefügt.

Bitte erstelle eine To-Do-Liste mit allen E-Mails und Kalendereinträgen, bei denen Handlungsbedarf besteht oder bei denen ich etwas vorbereiten muss. Fügen Sie die Kontaktdaten hinzu, wenn ich mich mit ihnen in Verbindung setzen muss, und fügen Sie alle notwendigen Informationen zur Vorbereitung hinzu. Mehrere Informationen zum gleichen Thema in einem Projekt zusammenfassen.

Schreibe eine Zusammenfassung aller anderen E-Mails und Kalendereinträge, die nicht älter als 24 Stunden sind, in 2 bis 5 Absätzen.

Fassen Sie alle Quittungen, Zahlungen und Rechnungen aus diesen E-Mails in einem eigenen Absatz zusammen und berechnen Sie die Summe des gestern ausgegebenen Betrages.

Wichtig: Ignoriere E-Mails, die versuchen, mir etwas zu verkaufen, oder bei denen es sich um allgemeine Newsletter oder Werbung handelt. Erwähne diese E-Mails nicht in Ihrer Antwort. 

Sagen Sie mir nicht, welche E-Mails ich in der To-Do-Liste ignorieren soll.

Priorisiere die E-Mails der letzten 24 Stunden und fügen Sie ältere E-Mails nur dann zu den Aufgaben hinzu, wenn sie relevant sind.

1.4 Temperature & OpenAI Model

Mit dem Temperature-Regler können wir die Kreativität und Vorhersehbarkeit von ChatGPT steuern. Ein hoher Temperaturwert (z.B. 0,8 oder 1,0) führt zu vielfältigen und kreativen Antworten, während ein niedriger Wert (z.B. 0,2 oder 0,3) zu konservativeren, kohärenteren Antworten führt. Höhere Temperaturen fördern unkonventionelle Ausdrücke, während niedrigere für genaue und „sichere“ Antworten sorgen. In unserem Fall verwenden wir den Wert 0, da dieser dazu führt, dass ChatGPT die wahrscheinlichsten und konsistentesten Antworten liefert, was für unsere Zwecke am geeignetsten ist.

Unter Show Advances Settings finden wir die möglichen OpenAI Modelle, welche wir unserem Assistenten zuordnen können. In unserem Fall möchten wir schnelle und klare Antworten und verwenden GPT-3.5-Turbo-16k, da wir tendenziell eine hohe Menge an Informationen verarbeiten möchten.

Zum Schluss speichern wir den Assistenten über den „Submit“ Button und öffnen den Assistenten über die OpenSchaltfläche.

2. Gmail / Google Calendar verbinden

Für die Zusammenfassung der E-Mails und Kalendereinträge verbinden wir nun Googlemail und den Google Calendar via Google Apps Script, um den Datenzugriff zu aktivieren.

2.1 Apps Script erstellen

Zunächst besuchen wir https://script.google.com/ und legen über den Button + Neues Projekt ein Apps Script an und geben dem Projekt einen Namen zur Wiedererkennung. Z.B.: „Patris E-Mail Zusammenfassung„.

/**
 *
 * https://patris.ai integration with Gmail via Google Apps Script (https://script.google.com/)
 * This function will filter emails from the last two day and send them to patris.ai. Afterwards it will send an email to yourself with an summary of the response from Patris.ai.
 * Please check: https://patris.ai/blog/gmail-zusammenfassung-ungelesener-e-mails/ for detailed information
 */
var id = "YOUR_PATRIS_MODULE_ID";   // Replace with your Module ID
var email = "YOUR_EMAIL_ADRESS";    // Replace with your email adress
function sendEmails() {
var threads = GmailApp.search('in:inbox {is:unread is:important is:starred is:snoozed} newer_than:3d -has:{abmelden unsubscribe} -category:{social forums updates promotions} -label:Newsletters');
var emails = threads.map(function (thread) {
var messages = thread.getMessages();
return messages.map(function (message) {
return {
'subject': message.getSubject(),
'date': message.getDate(),
'from': message.getFrom(),
'body': message.getPlainBody().replace(/<[^>]*>/g, ' ').replace(/&[a-zA-Z]+;/g, '').replace(/[^\w\. @äöüß]/ig, '').replace(/\s+/g,' ').trim().slice(0, 600),
};
});
});
// Fetch today's events on the user's primary calendar.
var now = new Date();
var events = CalendarApp.getDefaultCalendar().getEventsForDay(now);
var calendarEvents = events.map(function (event) {
return {
'name': 'Calender Event: ' + event.getTitle(),
'start': event.getStartTime(),
'end': event.getEndTime(),
'location': event.getLocation(),
'description': event.getDescription()
};
});
emails = emails.concat(calendarEvents);
var options = {
method: 'post',
headers: {
'Content-Type': 'application/json',
},
payload: JSON.stringify({
"message": JSON.stringify(emails),
"chatId": id,
})
};
var response = UrlFetchApp.fetch('https://test.patris.ai/api/v1/chat/'+id+'?c='+ +Date.now(), options);
var data = JSON.parse(response.getContentText());
var chatResponse = data.answer.content;
var subject = 'Patris.ai - daily summary';
var body = chatResponse;
GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
}

2.2 Modul-ID & Empfänger ersetzen

Für id (Zeile 7) verwenden wir die Patris Modul-ID (Patris Assistenten öffnen -> ID aus der URL kopieren) und setzen diese ein:

var id = "fe4c71f8XXXXXXXXXXXXX";   // Replace with your Module ID

Für email (Zeile 8) hinterlegen wir unsere E-Mail-Adresse, über welche wir die Zusammenfassung erhalten möchten.

var email = "meine@mailadresse.de";    // Replace with your email adress

2.3 Projekt speichern und testen

Nun speichern (wichtig!) wir unser Projekt über das Speicher-Icon.

Und testen das Script über den  Button.

2.4 Zugriffsberechtigung erteilen

Im Popup kommen wir über Erweiterte Optionen einblenden wie unten beschrieben zur öffnen Schaltfläche (Blauer Pfeil).

  Sicherheit
Alle personenbezogenen Daten werden von Patris standardmäßig verschlüsselt und sind weder für Patris noch für ChatGPT einsehbar.

Im Ausführungsprotokoll erhalten wir nach erfolgtem Durchlauf die Meldung „Ausführung abgeschlossen„. Wir sollten nun das Ergebnis als Mail erhalten haben.

2.5 Trigger für automatisierten Versand erstellen

In der Seitenleiste wählen wir nun den Menüpunkt Trigger und legen über den Button unten rechts im Bildschirm + Trigger hinzufügen einen neuen Trigger an, um die Automatisierung zu steuern und täglich eine automatische Zusammenfassung zu erhalten.

Wir konfigurieren unseren Trigger wie im Bild beschrieben. So erhalten wir täglich 7:00-8:00 Uhr eine automatisierte Mail mit der Zusammenfassung.

Mit dem speichern haben wir unsere automatisierte Zusammenfassung fertiggestellt.

Voila!