{"id":4202,"date":"2024-02-22T08:43:01","date_gmt":"2024-02-22T08:43:01","guid":{"rendered":"https:\/\/patris.ai\/?p=4202"},"modified":"2024-02-26T10:49:01","modified_gmt":"2024-02-26T10:49:01","slug":"automatische-e-mail-verteilung-durch-kategorisieren-von-inhalten-und-anhaengen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/patris.ai\/en\/blog\/automatische-e-mail-verteilung-durch-kategorisieren-von-inhalten-und-anhaengen\/","title":{"rendered":"Up to 80% less manual work thanks to AI email routing"},"content":{"rendered":"

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Hoher Zeit- und Kostenaufwand bei manueller Vorklassifizierung von eingehenden E-Mails:<\/strong><\/h2>\n

Das Unternehmen unseres Kunden erhielt t\u00e4glich hunderte E-Mails zu diversen Themen und mit unterschiedlichen Anfragen f\u00fcr verschiedene Abteilungen. Da Kunden und Interessenten ihre E-Mails \u00fcberwiegend an die zentrale E-Mail-Adresse des Unternehmens sendeten, mussten diese E-Mails bisher manuell durch Mitarbeiter oder ein externes Callcenter zugeordnet und weitergeleitet werden. Dies f\u00fchrte zu Verz\u00f6gerungen und hohen Personalkosten.<\/p>\n

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Automatisierte KI-E-Mail-Verteilung als L\u00f6sungsweg:<\/strong><\/h2>\n

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Eine intelligente E-Mail-Routing-L\u00f6sung auf Basis des patris Autopilot<\/a> erm\u00f6glicht die zentrale Steuerung des E-Mail-Eingangs sowie die automatische Weiterleitung der E-Mails an die zust\u00e4ndigen Abteilungen.<\/p>\n

Durch die im patris Autopilot enthaltene E-Mail-Integration (IMAP) wird der zentrale Posteingang des Unternehmens synchronisiert und in Echtzeit analysiert. Ein datenschutzkonformer KI-Assistent von patris klassifiziert sodann die E-Mails anhand des Anfragegrunds und leitet sie automatisiert an die zust\u00e4ndigen Ansprechpartner weiter. Manuelle Eingriffe sind dank der trainierten KI nicht mehr notwendig.<\/p>\n

Diese L\u00f6sung sorgt so f\u00fcr eine automatisierte und zielgerichtete E-Mail-Verteilung, entlastet die Mitarbeiter und beschleunigt die Bearbeitung der Anfragen.<\/p>\n

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Umsetzung:<\/strong><\/h2>\n

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1. Anforderungsanalyse<\/h3>\n

In einer initialen Bestandsaufnahme wurden gemeinsam mit dem Kunden die relevanten Anfragetypen und die jeweils zust\u00e4ndigen Abteilungen identifiziert. Basierend darauf wurde eine Matrix mit den E-Mail-Adressen der entsprechenden Ansprechpartner erstellt.<\/p>\n

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2.\u00a0Entwicklung KI-Assistent<\/h3>\n

Auf Basis realer Kundendaten wurde ein KI-Assistent entwickelt und trainiert, um eingehende E-Mails automatisiert nach Themengebieten zu klassifizieren und den richtigen Abteilungen zuzuordnen. Durch Vorabtraining erreicht der Assistent eine sehr hohe Treffergenauigkeit.<\/p>\n

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3.\u00a0Integration in Autopilot<\/h3>\n

Der KI-Assistent wurde nahtlos in einen Automatisierungs-Workflow mit der patris Autopilot Plattform integriert. Dieser \u00fcberwacht das zentrale Postfach, klassifiziert neue E-Mails in Echtzeit und leitet sie automatisiert an die entsprechenden Ansprechpartner weiter.<\/p>\n

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4.\u00a0Test und Optimierung<\/h3>\n

Vor Produktivsetzung wurde die L\u00f6sung ausf\u00fchrlich getestet und optimiert. Ziel war es, die Nutzerfreundlichkeit und Zuverl\u00e4ssigkeit f\u00fcr den Kunden sicherzustellen.<\/p>\n

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5. Bereitstellung<\/h3>\n

Nach den Tests und Optimierung wurde die L\u00f6sung in Betrieb genommen und dem Unternehmen mit Vollzugriff in deren patris Account bereitgestellt und \u00fcbergeben.<\/span><\/p>\n

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6. Feedback und Iteration<\/h3>\n

Nach der Einf\u00fchrung wurde das Feedback des Kunden gesammelt, was zu Iterationen f\u00fcr Verbesserungen f\u00fchrte.\u00a0 <\/span><\/p>\n

[\/et_pb_text][et_pb_text _builder_version=“4.21.0″ _module_preset=“default“ global_colors_info=“{}“ theme_builder_area=“post_content“]<\/p>\n

Ergebnisse:<\/strong><\/h2>\n

Durch Einsatz der intelligenten Automatisierungsl\u00f6sung konnte die Bearbeitungszeit der E-Mail-Verteilungum 85 % reduziert werden. Gleichzeitig beschleunigte sich die durchschnittliche Antwortzeit auf Kundenanfragen durch die sofortige Weiterleitung um 20 %.<\/p>\n

Die Automatisierung f\u00fchrte zu deutlichen Effizienzsteigerungen in der E-Mail-Kommunikation. Die manuelle Kategorisierung durch Mitarbeiter entfiel komplett. E-Mails werden nun automatisch an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weitergeleitet. Dadurch spart der Kunde wertvolle Arbeitszeit und Kapazit\u00e4ten.<\/p>\n

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