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Ein intelligentes E-Mail-Routing ermöglicht es, eingehende E-Mails automatisiert an die richtigen Abteilungen oder Ansprechpartner weiterzuleiten. Die E-Mails werden basierend auf ihren Inhalten den passenden Empfängern zugeordnet. So ist keine manuelle Zuordnung mehr erforderlich und E-Mails gehen nicht mehr verloren.

Hoher Zeit- und Kostenaufwand bei manueller Vorklassifizierung von eingehenden E-Mails:

Das Unternehmen unseres Kunden erhielt täglich hunderte E-Mails zu diversen Themen und mit unterschiedlichen Anfragen für verschiedene Abteilungen. Da Kunden und Interessenten ihre E-Mails überwiegend an die zentrale E-Mail-Adresse des Unternehmens sendeten, mussten diese E-Mails bisher manuell durch Mitarbeiter oder ein externes Callcenter zugeordnet und weitergeleitet werden. Dies führte zu Verzögerungen und hohen Personalkosten.

Automatisierte KI-E-Mail-Verteilung als Lösungsweg:

Eine intelligente E-Mail-Routing-Lösung auf Basis des patris Autopilot ermöglicht die zentrale Steuerung des E-Mail-Eingangs sowie die automatische Weiterleitung der E-Mails an die zuständigen Abteilungen.

Durch die im patris Autopilot enthaltene E-Mail-Integration (IMAP) wird der zentrale Posteingang des Unternehmens synchronisiert und in Echtzeit analysiert. Ein datenschutzkonformer KI-Assistent von patris klassifiziert sodann die E-Mails anhand des Anfragegrunds und leitet sie automatisiert an die zuständigen Ansprechpartner weiter. Manuelle Eingriffe sind dank der trainierten KI nicht mehr notwendig.

Diese Lösung sorgt so für eine automatisierte und zielgerichtete E-Mail-Verteilung, entlastet die Mitarbeiter und beschleunigt die Bearbeitung der Anfragen. 

Umsetzung:

1. Anforderungsanalyse

In einer initialen Bestandsaufnahme wurden gemeinsam mit dem Kunden die relevanten Anfragetypen und die jeweils zuständigen Abteilungen identifiziert. Basierend darauf wurde eine Matrix mit den E-Mail-Adressen der entsprechenden Ansprechpartner erstellt.

2. Entwicklung KI-Assistent

Auf Basis realer Kundendaten wurde ein KI-Assistent entwickelt und trainiert, um eingehende E-Mails automatisiert nach Themengebieten zu klassifizieren und den richtigen Abteilungen zuzuordnen. Durch Vorabtraining erreicht der Assistent eine sehr hohe Treffergenauigkeit.

3. Integration in Autopilot

Der KI-Assistent wurde nahtlos in einen Automatisierungs-Workflow mit der patris Autopilot Plattform integriert. Dieser überwacht das zentrale Postfach, klassifiziert neue E-Mails in Echtzeit und leitet sie automatisiert an die entsprechenden Ansprechpartner weiter.

    patris Autopilot

    4. Test und Optimierung

    Vor Produktivsetzung wurde die Lösung ausführlich getestet und optimiert. Ziel war es, die Nutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit für den Kunden sicherzustellen.

      5. Bereitstellung

      Nach den Tests und Optimierung wurde die Lösung in Betrieb genommen und dem Unternehmen mit Vollzugriff in deren patris Account bereitgestellt und übergeben.

        6. Feedback und Iteration

        Nach der Einführung wurde das Feedback des Kunden gesammelt, was zu Iterationen für Verbesserungen führte. 

          Ergebnisse:

            Durch Einsatz der intelligenten Automatisierungslösung konnte die Bearbeitungszeit der E-Mail-Verteilungum 85 % reduziert werden. Gleichzeitig beschleunigte sich die durchschnittliche Antwortzeit auf Kundenanfragen durch die sofortige Weiterleitung um 20 %.

            Die Automatisierung führte zu deutlichen Effizienzsteigerungen in der E-Mail-Kommunikation. Die manuelle Kategorisierung durch Mitarbeiter entfiel komplett. E-Mails werden nun automatisch an die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen weitergeleitet. Dadurch spart der Kunde wertvolle Arbeitszeit und Kapazitäten.